Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central

#OutOfTheBoxBC #29 Modern UI – Przechowywanie oraz zarządzanie danymi w D365 Business Central

Na podstawie feedbacku od partnerów, Microsoft stwierdził, że aktualny model przechowywania danych oraz ich kosztów nie jest optymalny dla klientów. Wraz z updatem Business Central do wersji 18.3 bardzo istotną zmianą jest nowa polityka zwiększenia pojemności bazy danych poprzez przydział pojemności per użytkownika: 2GB (Użytkownicy Essentials), 3GB (Użytkownicy Premium). Przed zmianą obowiązywał jeden podstawowy model obejmujący 80GB. W celu zwiększenia elastyczności została obniżona całkowita cena przechowywania.

Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central

Nowością jest nowa strona Zarządzania danymi. Rozmiary tabel i baz danych mają istotny wpływ na wydajność Business Central w trybie online, natomiast nowa strona umożliwia ich optymalizacje. Z biegiem czasu dane gromadzą się w bazie danych i nie wszystkie z nich pozostają aktualne. Przykładem mogą to być zapisy dziennika, kopie firm lub zapis w księdze, które nie są już potrzebne przez co zajmują niepotrzebnie miejsce. Dostarczone narzędzia mają na celu pomóc administratorom zarządzać danymi i wykorzystywać pełny potencjał Business Central. Do tej pory te opcje były dostępne za pośrednictwem kilku różnych stron i ról. Dzięki nowej stronie wszystkie procesy są wyświetlane w jednym miejscu.

Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central

Najistotniejsze opcje jakie dostajemy wraz z nową stroną to:

  • Czyszczenie danych – umożliwia usunięcie danych historycznych, które nie są już przydatne takich, jak np. dokumenty archiwalne czy nieaktualne wpisy np. kampanii marketingowych.
Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central
  • Kompresja danych – Umożliwia kompresję dat.
Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central

Uwaga: Funkcje te usuwają zapisy, dlatego przed uruchomieniem zadania wsadowego należy zawsze wykonać kopię zapasową bazy danych.

Kompresja opiera się na datach i działa poprzez połączenie kilku starych zapisów w jeden nowy. Można kompresować zapisy tylko z zamkniętych lat obrachunkowych i tylko zapisy, w których pole Otwarte jest ustawione na Nie.

Na przykład zapisy księgi dostawców z poprzednich lat obrachunkowych można skompresować tak, aby na konto przypadał tylko jeden zapis kredytowy i jeden debetowy na miesiąc. Kwota w nowym wpisie to suma wszystkich skompresowanych zapisów. Przypisana data jest datą początkową skompresowanego okresu, na przykład pierwszego dnia miesiąca (jeśli wpisy są skompresowane według miesiąca). Po kompresji w dalszym ciągu można zobaczyć zmianę netto dla każdego konta w poprzednim roku obrotowym.

Liczba wpisów wynikających z kompresji daty zależy od liczby ustawionych filtrów, połączonych pól i wybranej długości okresu. Zawsze będzie co najmniej jeden wpis. Po zakończeniu zadania wsadowego można zobaczyć wynik na stronie Rejestry kompresji.

Wpisy skompresowane są tworzone nieco inaczej, niż te utworzone w standardowy sposób. Ma to na celu zmniejszenie liczby nowych zapisów księgi głównej tworzonych przez kompresję daty i jest szczególnie ważne w przypadku przechowywania informacji, takich jak wymiary i numery dokumentów. 

Dodatkowo dostajemy Przewodnik administracji danymi. Jest to instrukcja krok po kroku, która ma za zadanie przeprowadzić nas przez proces i pomóc w bezpieczny sposób usunąć niepotrzebne dane.

Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central
Przechowywanie oraz zarządzania danymi w D365 Business Central

Zmiany polityki oraz podejścia Microsoftu dotyczące domyślnych limitów pojemności bazy danych oraz ich kosztów zostały znacząco zmienione. Myślę, że to słuszne podejście podobnie, jak uproszczenie zarządzania danymi tak, aby jeszcze bardziej zmniejszyć koszty na rzecz zadowolenia klienta.