Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

#OutOfTheBoxBC #15 Modern UI – Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Czas, zasoby i środki finansowe – te trzy czynniki, a raczej ich zużycie podczas zarządzania przedsiębiorstwem, bardzo często mogą decydować o kondycji i konkurencyjności firmy. Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje wiele funkcjonalności, które optymalizują i usprawniają procesy biznesowe. Jedną z takich cech systemu, która w dużym stopniu buduje przewagę Business Central na rynku jest integracja z Power Platform. Dzięki Power Automate, jednego z czterech kluczowych  produktów tej platformy, jesteśmy w stanie zautomatyzować powtarzalne procesy biznesowe dla poszczególnych użytkowników i całej organizacji, tj. komunikacja, gromadzenie danych, czy zatwierdzanie decyzji.

Rozpoczęcie tworzenia każdego przepływu pracy rozpoczyna się od wybrania sposobu tworzenia (pusta aplikacja, szablony, łączniki) i rodzaju tego przepływu.

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Power Automate oferuje kilka rodzajów przepływów. Użyty w przykładzie zautomatyzowany przepływ w chmurze wyzwalany jest przez wyznaczone zdarzenie w systemie. Dla Business Central dostępnych jest kilkanaście wyzwalaczy, które uruchamiają workflow i wywołują inną akcję.

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central
Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Wybór odpowiedniego wyzwalacza przenosi na nowe okno, gdzie należy uzupełnić kilka informacji nt. wyzwalacza (nazwa środowiska, firmy oraz tabeli). Konieczne jest utworzenie akcji, którą ma uruchomić wyzwalacz, a tutaj Power Automate znów oferuje kilka rodzajów takich akcji,

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Przepływ może skończyć się na wyzwoleniu poprzez utworzenie rekordu, następnie akcji np. pobrania tego rekordu i wysłaniu informacyjnie wiadomości e-mail. Istnieje również możliwość wygenerowania warunku, który ograniczy zakończenie przepływu do odpowiednich wyników, np. przepływ zakończy się wysłaniem maila tylko wtedy, gdy założony nowy nabywca, będzie posiadał na kartotece w polu “miasto” wartość – Warszawa. Wykorzystywana jest tutaj zawartość dynamiczna poszczególnych pól, np. na kartotece nabywcy w Business Central.

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Ze zdefiniowanym warunkiem przepływu bądź bez, Power Automate oferuje w następnym kroku kilka akcji związanych z wiadomością e-mail.

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Po wyborze odpowiedniej akcji z e-mailem,  użytkownik uzupełnia kilka podstawowych informacji. Przy wyborze wysyłania wiadomości te informacje to adresat, temat wiadomości i spersonalizowana treść. Tutaj również wykorzystywana jest zawartość dynamiczna.

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Po zapisaniu przepływu, informacje o nim dostępne są bezpośrednio w Power Automate, w zakładce “moje przepływy”. To co jest bardzo przydatne to historia uruchamiania. Za każdym razem, gdy przepływ zostanie uruchomiony w Business Central wg wcześniejszych konfiguracji, np. poprzez utworzenie nowego rekordu, oprócz maila z odpowiednią informacją na skrzynce mailowej, otrzymamy również w Power Automate dane o czasie uruchomienia, czasie trwania przepływu i jego stanie.

Tworzenie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate i Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central dzięki integracji z Power Automate pozwala zaprzestać marnowania produktywnych godzin pracy na powtarzające się zadania, które mogę zostać wykonane dużo szybciej, dzięki przepływom pracy. Po raz kolejny okazuje się, że Business Central potrafi sprostać oczekiwaniom klientów i oferuje funkcjonalności, które na co dzień są nieocenione w pracy użytkowników i całych organizacji.