#OutOfTheBoxBC #14 Modern UI – Polityka przechowywania danych i audyt systemowych pól w Microsoft Dynamics 365 Business Central

W ostatnim wydaniu OOTB pokazaliśmy w jaki sposób skonfigurować Business Central aby powiadamiał użytkownika o kluczowych zmianach w systemie. Jest to jedna z kilku możliwości obok dziennika zmian, które daje kontrolę nad zmianami wprowadzanymi w systemie.

Polityka przechowywania danych

Wraz z wersja Business Central 17 wave 2 pojawiła się dodatkowa możliwość wprowadzenia i zarządzania zasadami przechowywania danych. Dzięki temu możemy określić, jak często system ma usuwać nieaktualne dane w tabelach zawierające zapisy czy też zarchiwizowane rekordy.

Określenie zasad obejmuje wszystkie dane w tabelach na podstawie określonych reguł a więc okresów wygaśnięcia ważności oraz szczegółowych filtrów.

Okresy mogą zostać wskazane z zdefiniowanej listy lub utworzyć własny niestandardowy okres.

Filtry możemy przypisać dla praktycznie dowolnego pola tabeli.:

W ten sposób jesteśmy dość szczegółowo kontrolować dane, które będą podlegać polityce przechowywania

Następnie możemy wywołać funkcję usuwania ręcznie lub utworzyć kolejkę zleceń, która będzie sprawdzać i usuwać zapisy automatycznie w określonej godzinie.

Działania związane z zasadami przechowywania można wyświetlić na stronie Zapisy polityki przechowywania . Wpisy są tworzone zarówno kiedy usuwanie zapisów się powiodło jak i wtedy, kiedy podczas wykonywania napotkała błąd.

Dzięki prawidłowemu zarządzaniu polityce przechowywania i usuwaniu przeterminowanych zapisów, możemy ułatwić użytkownikom pracę tylko z danymi, które są rzeczywiście istotne.

Pola systemu audytu danych

Dodatkowo wraz z Wave2 do BC17 zostały dodane nowe pola na tabelach do kontroli danych dla wszystkich tabel. A są nimi:

SystemLastModifiedOn

SystemLastModifiedBy

SystemCreatedBy

SystemCreatedOn

Wcześniej, większość z tych informacji mogliśmy uzyskać funkcji dziennika zmian. Wiemy natomiast jak ważna jest  zarządzanie wydajnością i pojemnością bazy danych, a dzięki tej funkcji system nie zostaje dodatkowo obciążany.