OutOfTheBoxBC #13 Modern UI – Rozszerzone możliwości poczty i monitorowanie zmian wysokiego ryzyka w Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wraz z najnowszym wydaniem aktualizacji dla MS Dynamics 365 Business Central oznaczonej numerem 17.1, otrzymaliśmy dwie długo wyczekiwane funkcjonalności, dla których zapowiedzi słyszeliśmy już od jakiegoś czasu. Pierwsza z nich zapewnia łatwe i niezawodne rozszerzenia funkcji konfiguracji dla poczty elektronicznej, która nadal pozostaje najpowszechniejszym sposobem komunikacji z klientami i innym firmami. Wraz z kolejnym wersjami Dynamics NAV a później Business Central, liczba miejsc i procesów wykorzystujących pocztę elektroniczną znacznie wzrosła, co spowodowało również znaczny wzrost oczekiwań użytkowników co do jej możliwości.

Najnowsze wydanie umożliwia obsługę wielu kont, grup dystrybucyjnych i ulepszone zarządzanie załącznikami. Na liście pojawiły się nowe rozszerzenia, a co za tym idzie, nowe opcje użytkowania.

Obecnie konfiguracja poczty możliwa jest przez konfigurację wspomaganą, która pozwolą na szybkie rozpoczęcie pracy z e-mailami. Konta e-mail dodawane są za pomocą rozszerzeń, które umożliwiają łączenie się z Business Central również innym dostawcom.

Obecnie zostały następujące rozszerzenia poczty e-mail:

  • Microsoft 365 – wszyscy wysyłają e-maile z udostępnionej skrzynki pocztowej w Exchange Online
  • Current User – wszyscy wysyłają e-maile z konta, którego używali do logowania się do Business Central
  • SMTP – system wykorzystuje znany z wcześniejszych wersji protokół SMTP do wysyłania wiadomości e-mail

Wraz z kolejnymi wersjami Microsoft rozszerza funkcjonalność poczty elektronicznej. Poniżej przegląd aktualnych funkcjonalności dostępnej w wersji BC 17

  • Compose Email – pozwala na wysyłkę własnego e-maila do dowolnego odbiorcy, zawierającego własny tekst oraz załączniki
  • Sent e-mail –  wyświetla szczegóły wysłanych e-maili z systemu
  • Email Outbox – pozwala na sprawdzenie szczegółowych informacji w przypadku wystąpienia błędu

Drugą zmianą dostarczoną wraz z najnowszym wydaniem aktualizacji to długo oczekiwana możliwość monitorowania i powiadamiania o zmianach w wybranych ustawieniach i tabelach. Do tej pory, zmiany można było śledzić z poziomu dziennika zmian, natomiast dla danych wysokiego ryzyka czasami to nie wystarczy, ponieważ mogą być one krytyczne dla firmy, kiedy dotyczą poufnych danych, adresów czy numerów kont bankowych. Obecna wersja jest rozwiązaniem na wszystkie te problemy.

Użytkownik ma możliwość określenia danych wysokiego ryzyka, które mogą być krytyczne dla biznesu, a następnie tak skonfigurować system aby wysyłał powiadomienia, jeżeli zostaną zmienione. Konfiguracje odbywa się z poziomu Arkusza monitorowania pól.

Każda zmiana wartości w polu, dla którego został wybrany znacznik Notify, spowoduje przesłanie do wyznaczonej osoby powiadomienia o wykonanej akcji.

W przesłanym e-mailu otrzymujemy szczegółową informację o nazwie firmy w której zostały wprowadzone zmiany, nazwę tabeli, wartość pola przed i po zmianie, datę i godzinę zmiany oraz identyfikator użytkownika.

Dodatkowo, system automatycznie prześle informację, jeżeli funkcja monitorowania zostanie zatrzymana lub ponownie włączona.

Microsoft zapowiada również dalsze rozszerzenia w zakresie poczty elektronicznej, które zapewne pojawią się w kolejnych aktualizacjach Business Central. Zapraszamy do śledzenia naszego bloga Out Of The Box.