Aktualizacja i wprowadzanie danych z Excela Online w Microsoft Dynamics 365 CRM

#OutOfTheBoxCRM #10 Aktualizacja i wprowadzanie danych z Excela Online w Microsoft Dynamics 365 CRM

Excel – największy przyjaciel pracownika korporacji, dyrektora działu sprzedaży, właściciela małej firmy, analityka danych itd. Aplikacja znana, rozpowszechniona, a każdy producent systemu CRM gwarantuje, że jego system zapewnia “eksport danych do Excela” i w pełni wspiera współpracę pomiędzy słynnymi tabelkami, a ich rozwiązaniem. A co, jeżeli powiedziałbym Wam, że rozwiązanie Microsoft Dynamics 365 wnosi integrację pomiędzy Excelem, a systemem CRM na jeszcze wyższy poziom?

Król jest tylko jeden

Niezależnie od tego ile systemów w naszej firmie wdrożymy, z ilu rozwiniętych narzędzi informatycznych będziemy korzystać. Niekwestionowanym królem aplikacji, z których będą korzystać nasi użytkownicy, będzie Excel. Zestawy danych, szybkie wyliczenia, tabelki, budżety, wykresy. Standard. Od Excela trudno odejść. Z Excelem trudno się pożegnać. Nawet jeżeli właśnie uruchomiliśmy najlepszego CRM na rynku.

Wyzwaniem staje się zatem integracja i jak największa bliskość rozwiązań CRM i Microsoft Excel, tak aby ze wszystkich zgromadzonych w plikach xls danych zrobić jak największy użytek. A jeżeli to możliwe, to nadal korzystać z Excela przy takich operacjach, jak masowa edycja danych, import nowych informacji do systemu CRM czy dopisywanie nowych informacji.

Lepsze jest wrogiem dobrego

Stare przysłowie mówi, że “lepsze jest wrogiem dobrego”. Z tego samego założenia wyszedł Microsoft, udostępniając w swoim rozwiązaniu Online bezpośrednią integrację aplikacji CRM (Microsoft Dynamics 365 Sales czy Microsoft Dynamics 365 Customer Service) z Microsoft Excel Online. Krótko mówiąc – jeżeli posiadamy w swojej firmie wyżej wymienione narzędzia, możemy zacząć czerpać z tego istotne korzyści.      

Aktualizacja i wprowadzanie danych z Excela Online w Microsoft Dynamics 365 CRM

A najprostszą z nich jest możliwość otwarcia dowolnego widoku danych w systemie CRM jako pliku Excel. Możemy go sobie najpierw w CRM-ie dostosować, utworzyć wszystkie nam potrzebne filtry, dodać kolumny, a następnie wyświetlić to jako edytowalny arkusz. Jeżeli zatem w Excelu Online wyświetlimy sobie listę naszych Klientów i widzimy, że na części z nich niepouzupełniana jest informacja o branży – nic prostszego. Możemy szybkim przeglądem danych zaktualizować tę informację na wielu wpisach, korzystając właśnie z integracji pomiędzy aplikacjami Microsoft klasy CRM oraz Excelem Online.

Aktualizacja i wprowadzanie danych z Excela Online w Microsoft Dynamics 365 CRM

Sposób użycia

Dodanie nowych danych? Nic prostszego. Z tego samego widoku możemy po prostu dopisać nową linijkę, w której wpiszemy nazwę Klienta, podstawowe dane adresowe, numer telefonu i wszystko gotowe. Po chwili przetworzenia danych, Klient znajdzie się w systemie. Oczywiście, dla jednego wpisu może nie mieć to większego sensu, ale gdy mamy takich wpisów 20? 50? 1000? Wtedy integracja ta staje się niezwykle pomocna.

Scenariuszy jest oczywiście wiele. Szybki import bazy leadów, zebranych po targach czy ze strony internetowej. Masowa edycja danych, takich jak np. prawdopodobieństwo na Twoich szansach sprzedaży. Czy nawet szybka analityka danych w utworzonym widoku. To wszystko dzięki natywnej integracji Microsoft Dynamics 365 z Excelem Online. Prosto z pudełka.