Repozytorium plików w Microsoft Dynamics 365

#OutOfTheBoxCRM #9 Repozytorium plików w Microsoft Dynamics 365

Niezależnie, czy pracujesz jako handlowiec, czy na co dzień obsługujesz Klienta w bezpośrednim kontakcie, czy może jesteś technikiem w terenie, dokumenty od Twoich Kontrahentów to chleb powszedni. Codziennie dostajesz megabajty załączników, umów, zdjęć, screenów. Sam wysyłasz oferty, ulotki, katalogi produktowe. Wszystko to powinno mieć swoje miejsce. Najlepiej w systemie CRM. Najlepiej – w bezpośrednim połączeniu z informacją, której dany plik dotyczy.

Co z tymi plikami?

Jak najłatwiej przechowywać pliki w systemie CRM? Rozwiązań jest wiele. Osobne repozytoria dokumentów, zintegrowane dyski sieciowe, komentarze, czy notatki z plikami. Wszystkie mają swoje wady i zalety. Podstawowym wyzwaniem jest jednak zawsze koszt vs. osiągana funkcjonalność. Narzędzia, które oferują skomplikowane i rozbudowane procesy obiegu dokumentów są często droższe niż wdrożenia systemu CRM. Z drugiej strony, proste systemy sprzedażowe i obsługi klienta, oferujące możliwość odkładania plików, zazwyczaj mają ograniczone miejsce i bardzo uproszczone funkcjonalności opisywania i wyszukiwania plików.

A może… SharePoint?

Jednym z dostępnych, popularnych od lat rozwiązań jest repozytorium plików od Microsoftu, czyli SharePoint. Mająca wiele dodatkowych funkcjonalności platforma (sprawdza się jako intranet czy wewnętrzny portal społecznościowy w firmie) potrafi być doskonałym narzędziem, rozwiązującym uwspólnianie plików i problem kontekstowego gromadzenia plików od naszych Kontrahentów. No dobrze. Ale gdzie tu magiczne rozwiązanie problemów? Gdzie połączenie mojego CRM-a z uporządkowanym zbiorem ofert, umów i załączników?

Repozytorium plików w Microsoft Dynamics 365

Dynamics Online = natywne połączenie

Odpowiedź jest prosta. Aplikacje z rodziny Dynamics 365 w swojej CRM-owej części w licencji Enterprise (wersja Online) zawierają również… licencje na rozwiązanie SharePoint. Dodatkowo, przygotowany został specjalny mechanizm integracji, który powoduje, że w ciągu 3 minut jesteśmy w stanie skonfigurować połączenie pomiędzy aplikacją naszego CRM (niezależnie, czy jest to aplikacja Sprzedaż, czy aplikacja Obsługi Klienta), a dedykowanym zbiorem plików w SharePoint. W dodatku, bezpośrednio z pudełka, system jest gotowy na wyświetlenie listy załączników pod Klientem, czy Kontaktem.

To, co w innych rozwiązaniach potrafi zając kilka do kilkunastu dni, w przypadku wyboru platformy Microsoft Dynamics 365 rozwiązujemy w kilkanaście minut.

Oczywiście, to dopiero początek, pliki możemy potem tagować, zarządzać nimi i budować dodatkowe przepływy, zarówno po stronie systemu CRM, jak i po stronie SharePointa. Ale najistotniejszy pozostaje fakt, iż praktycznie od początku zestawienia połączenia obu rozwiązań jesteśmy w stanie budować repozytorium plików. I już nigdy niczego nie zgubić.

Leave a Reply