Tworzenie i wysyłka dokumentów PDF w aplikacji Microsoft Dynamics 365 for Sales

#OutOfTheBoxCRM #3 Tworzenie i wysyłka dokumentów PDF w aplikacji Microsoft Dynamics 365 Sales

Wypełnianie dokumentów jest nieodłącznym elementem codziennej pracy sprzedażowej, tworzenie ofert i zamówień, faktur, a także umów. Zanim zostaną one wysłane do właściwego Klienta, należy najpierw takie dokumenty odpowiednio wygenerować, a najbezpieczniejszą opcją jest format PDF. Poprawne wykonanie wszystkich działań zapewni Microsoft Dynamics 365 for Sales.

Generowanie dokumentu z szablonu

Oczywiście zanim jakikolwiek dokument wyślemy naszemu Klientowi, pierwszym krokiem jest utworzenie generycznych szablonów, którymi będziemy posługiwać się w codziennej pracy. Ustandaryzowana oferta wygląda zdecydowanie lepiej, niż przygotowywany za każdym razem ad hoc dokument. Microsoft Dynamics 365 Sales adresuje ten problem, dając możliwość utworzenia responsywnych szablonów programu Microsoft Word. Responsywnych, bo to od akcji użytkownika zależy reakcja generowanego dokumentu. Pola i tabelki mogą uzupełniać się według preferencji i warunków, określanych przez administratora systemu, czy nawet użytkownika. Nie mówiąc oczywiście o obrazkach produktu, logotypach naszej firmy czy specjalnie zdefiniowanych podpisach. Tworzenie szablonów jest intuicyjne i powtarzalne, zatem możemy swobodnie wygenerować sobie wymaganą dla naszych procesów biznesowych liczbę przygotowanych schematów, ofert lub na przykład zamówień.

Wydruk w formacie PDF

No dobrze, ale gdzie w tym clue całego rozwiązania? Mamy już przygotowany szablon w Wordzie, w danym miejscu mamy nagłówek, dane Klienta oraz podsumowanie produktów. Następnym krokiem jest wykorzystanie natywnej funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Sales i… wygenerowanie dokumentu. Tak po prostu. Jeżeli określiliśmy i zdefiniowaliśmy informacje na szablonie, a następnie uzupełniliśmy dane w systemie CRM, to wystarczy kliknąć odpowiedni przycisk. Dokument pobiera nam się w nieedytowalnym formacie. Gotowy do wysłania Klientowi.

Tworzenie i wysyłka dokumentów PDF w aplikacji Microsoft Dynamics 365 for Sales

Wysyłka bezpośrednio z systemu CRM

Microsoft Dynamics posiada specjalną funkcję, pozwalającą nie tylko natychmiast wygenerować dokument w PDF, ale także automatycznie wygenerować wiadomość e-mail z dołączonym plikiem PDF, z wybranego przez nas szablonu. Oczywiście możemy takim mailem zarządzać i dostosować go do naszego Klienta (odsyłam do pierwszego odcinka naszego cyklu Out Of The Box CRM pod tytułem: Kontekstowe zarządzanie e-mailami w Microsoft Dynamics 365). Po dopracowaniu ostatnich elementów maila pozostaje nam tylko kliknięcie przycisku „Wyślij”. To wszystko, wygenerowany dokument PDF trafia do naszego Klienta.

Leave a Reply