Microsoft Flow – zautomatyzuj swoją pracę

Współcześnie pracownicy każdej firmy realizują bardzo dużo różnych działań. Zdarzają się takie, które każdego dnia trzeba powtarzać z tą samą jakością, na tym samym poziomie koncentracji. A co w przypadku, jeśli są to zadania nużące, niewdzięczne zajęcia, których nikt za nas nie jest w stanie zrobić lub tylko my jesteśmy za nie odpowiedzialni? A oprócz powyższych istnieją jeszcze ważniejsze zadania operacyjne, które wymagają większego zaangażowania, niż prace codzienne. Odpowiedzią na tego typu problemy jest usługa Microsoft Flow, która pozwala automatyzować pracę w intuicyjny i prosty sposób. 

Łączniki 

Bycie wielozadaniowym i jednocześnie wydajnym bez dużego nakładu pracy to coś, do czego dąży świat i każdy z nas, ponieważ współcześnie stawiamy na komfort i efektywność rozwiązań. Na co dzień wykorzystujemy różne usługi chmurowe, aby móc pracować zdalnie z domu czy w podróży. Microsoft Flow wpisuje się w ten trend, wyposażając użytkowników w liczne łączniki. Pozwalają one połączyć wykorzystywane przez nas usługi i aplikacje w jedną sieć. Najpopularniejsze konektory to:  

  • Office 365 Outlook, 
  • OneDrive dla firm, 
  • SharePoint, 
  • Twitter, 
  • Notifications, 
  • RSS, 
  • Outlook.com. 

Na stronie każdego łącznika znajdują się podstawowe informacje, w jakich sytuacjach jest on wykorzystywany i na co wpływa. Kolejno znajdują się sugerowane szablony oraz wyzwalacze, jak i akcje łącznika. Każdy z nich można wykonać zarówno z poziomu aplikacji mobilnej, jak i z laptopów. 

Szablony i przepływy 

Łączniki aktywować można na kilka sposobów. Pierwszy polega na wybraniu z obszaru łączników dowolnego z nich, a następnie wykorzystaniu jednego z sugerowanych szablonów. Wskazany szablon należy uzupełnić o odpowiednie pola. Działanie to nie wymaga znajomości żadnego języka programowania. 

Kolejnym sposobem jest użycie przeglądarki szablonów, w której mieszczą się już gotowe przepływy pomiędzy różnymi aplikacjami. W tym wypadku wystarczy tylko w polu wyszukiwarki wpisać interesującą nas aplikację, a następnie znaleźć odpowiedni przepływ. 

Istnieje jeszcze trzecia droga tworzenia przepływów w MS Flow, mianowicie można je wykonać na własną rękę. W zakładce „Utwórz” znajdują się trzy opcje do tego celu, są to: 

  • Zautomatyzowany przepływ – wyzwalany przez wyznaczone zdarzenie. 
  • Przepływ błyskawiczny – wyzwalany ręcznie zgodnie z potrzebami. 
  • Zaplanowany przepływ – Ty wybierasz kiedy i jak często jest uruchamiany. 

Dla prezesów 

Prezes w firmie ma bardzo dużo obowiązków m.in. jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie zasobami ludzkimi, informacyjnymi, a także za reprezentowanie firmy na spotkaniach biznesowych dotyczących bezpośrednio interesów organizacji. Praca na tego typu stanowisku wymaga dużej mobilności i jednoczesnej responsywności. 

MS Flow dostarcza możliwość otrzymywania na urządzenia przenośne powiadomień, informacji, a także udostępnia narzędzie do podejmowania decyzji w ramach pytań otwartych i zamkniętych np. dotyczących akceptacji jakiegoś spotkania.  

Ustalając przepływ na przycisk możemy: 

  • Przesyłać pliki z poziomu telefonu prosto do wybranego folderu w usłudze chmurowej, 
  • otrzymywać powiadomienia typu „push”, gdy otrzymany wiadomość e-mail od bardzo ważnego klienta,
  • przesyłać żądanie dotyczące podróży do zatwierdzenia, 
  • uzyskiwać podpisy dla wybranego pliku programu SharePoint, 
  • wysyłać obraz podsumowania spotkania, 
  • i wiele innych.

Dla pracownika 

Każdy z pracowników chce mieć dobry kontakt z szefem i w tym celu stara się budować z nim partnerską relację. Aby ją wspomóc, warto ustawić sobie kilka dodatkowych alertów, aby zachować szybką wymianę informacji ze swoim przełożonym nawet podczas natłoku obowiązków i maili z różnych źródeł. Z pomocą w tym  zakresie mogą przyjść następujące przepływy: 

  • Otrzymywanie powiadomień typu „push” po otrzymaniu wiadomości e-mail od szefa, 
  • otrzymywanie wiadomości tekstowych po odebraniu wiadomości e-mail od menedżera, 
  • odbieranie powiadomień o negatywnych wiadomościach e-mail od szefa, 
  • otrzymywanie wiadomości SMS po otrzymaniu wiadomości e-mail od szefa, 
  • powiadamianie menedżera o chorobie, naciskając jeden dedykowany przycisk. 

Dla jednych i drugich 

Oczywiście istnieją również łączniki, które pomogą obydwu stronom w codziennych czynnościach. Z uwagi na to, że w pracy czas to pieniądz, wartościowymi łącznikami dla wszystkich będą następujące: 

  • Dodawanie zadań do listy ”to do” w momencie oflagowania maila, 
  • sprawdzanie aktualnej prognozy pogody dla swojej bieżącej lokalizacji, 
  • rozpoznawanie tekstu na obrazie (OCR) i wysyłanie go do siebie w wiadomości e-mail. 

Jak widać, Microsoft Flow to rozbudowane narzędzie, które każdemu ma wiele do zaoferowania, niezależnie od jego miejsca w hierarchii służbowej. Jest ono odpowiednie dla każdego i proste w użyciu. Bardzo duża liczba łączników i szablonów pozwala na zautomatyzowanie większości codziennych czynności pozwalając zaoszczędzić czas i stać się przy tym jeszcze bardziej mobilnym.  

Leave a Reply