Ile jest cukru w mailu? Czyli jak dotrzeć do kluczowych informacji w treści zapytań mailowych od klientów.

Prowadząc firmę na pewno korzystasz z poczty email do korespondencji z obecnymi klientami, a także tymi potencjalnymi.
Często w tej korespondencji są ważne informacje, które jasno przedstawione i sprawnie przetworzone mogą spowodować przewagę konkurencyjną, i co za tym idzie, wybór akurat Twojej firmy jako partnera biznesowego.

Poniżej znajduje się opis sytuacji, w której autorskie rozwiązanie Morpheus Mail oparte na nowoczesnej i elastycznej platformie Microsoft Azure może znacznie ułatwić przepływ informacji oraz skrócić czas realizacji zadania.

Załóżmy że prowadzisz firmę cateringową obsługującą różnego rodzaju eventy i otrzymujesz maila z zapytaniem od potencjalnego klienta, który potrzebuje poznać ofertę np. cateringu na zbliżające się wydarzenie w jego firmie, podając datę, miejscowość oraz liczbę osób – wszystko za pomocą swobodnie pisanego tekstu, który otrzymujemy w treści maila.

Jak może wyglądać taka korespondencja?

“Dzień dobry,

Na zbliżający się event w naszej organizacji, pilnie poszukuję firmy zajmującej się oprawą cateringową. Wydarzenie odbędzie się 03.06.2019, w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 123, weźmie w nim udział 50 osób. Zależy nam aby dania były wegetariańskie, wytrawne, a budżet przeznaczony na catering wynosi 8 000 PLN.

Czy posiadając takie informacje są państwo w stanie zaproponować nam jakąś ofertę?

Pozdrawiam,
Joanna Kowalska
000 Company
Telefon: +48 123-245-679”

Należy pamiętać, że podczas poszukiwania dostawcy takich usług, ta sama wiadomość zazwyczaj jest wysyłana jednocześnie także do innych firm, w poszukiwaniu optymalnej oferty. Przy szybko zbliżających się deadline’ach często się zdarza, że tego typu maile pisane są z nadzieją na jak najszybszą odpowiedź ze strony adresatów, szczególnie, że takie zapytania pojawiają się czasem na ostatnią chwilę przed wydarzeniem. Nie jest tajemnicą, że w takich przypadkach to podwykonawca, który szybciej odpisze na takie zapytanie, jest w lepszej pozycji niż reszta konkurentów. W takich sytuacjach bierze się też pod uwagę, gdy dostawca odpowie rzeczowo i przedstawi stosowną ofertę, wtedy praktycznie można powiedzieć, że zyska klienta, gdyż zareagował szybko i konkretnie.

Dlatego też bardzo istotna dla firm obsługujących zlecenia pochodzące z tego rodzaju zapytań jest szybka ekstrakcja najważniejszych danych z otrzymanego maila, jakimi są słowa kluczowe, takie jak:
– priorytet dla klienta: pilnie
– data realizacji usługi: 03.06.2019
– rozmiar usługi: 50 osób
– oczekiwany rodzaj/jakość usługi: wegetariańskie, wytrawne
– maksymalny przewidziany budżet: 8000PLN

Jeżeli portfolio firmy jest uporządkowane i przygotowane w przystępnej formie dla osób ofertujących, wiedzą one jakie terytorium obsługują, znają powyższe dane dotyczące szczegółów zamówienia, to za pomocą odpowiednich narzędzi pracownicy przyjmujący takie zgłoszenie mogą
znacznie szybciej od konkurencji wygenerować i przesłać stosowną ofertę, maksymalizując swoje szanse na skuteczną sprzedaż.

Narzędzie, które ma wspierać obsługę takich zapytań, powinno zawierać moduły, takie jak:
– skrzynkę/skrzynki pocztowe,
– mechanizm pobierający dane ze skrzynki pocztowej wraz z algorytmami ekstrakcji niezbędnych informacji,
– dostęp do odpowiedniego katalogu opisanych produktów,
– mechanizm generowania oferty jak najszybszym czasie,
– intuicyjny interfejs użytkownika, dzięki któremu można sprecyzować elementy oferty.

Narzędziem tego rodzaju jest autorskie rozwiązanie Morpheus Mail, które integruje się ze skrzynką pocztową, przy pomocy której w firmie odbierane są zapytania ofertowe od klientów i z której następnie handlowcy dokonują ofertowania. Morpheus Mail automatycznie wychwytuje predefiniowane słowa lub kategorie kluczowe, które są niezbędne do szybkiego sprecyzowania charakteru oraz istotnych parametrów zapytania. W rezultacie handlowcy nie będą zmuszeni szczegółowo analizować treści wiadomości, bo esencja zapytania zostaje dla nich wygenerowana automatycznie, przyspieszając czas ofertowania i maksymalizując szanse bycia przed konkurencją oraz skutecznej sprzedaży. Dla wygody i sprawności procesu całość może rezydować “w chmurze” Azure, gdzie istnieją odpowiednie komponenty takie jak SQL Azure, Machine Learning, App Service itp.

Jak to działa?
Pierwszym etapem procesu przetwarzania są działania Microsoft Graph (Exchange API), które zapewniają potężny, łatwy w użyciu sposób uzyskiwania dostępu do danych programu Exchange i zarządzania nimi. W tym przypadku głównym zadaniem jest pobranie treści otrzymanej wiadomości tj. zapytania ofertowego ze skrzynki mailowej. Następnie do pracy wkracza Azure Cognitive Services, który dzięki swoim funkcjonalnościom rozpoznaje formularze, identyfikuje oraz wyodrębnia informacje kluczowe i dane z dokumentów formularza. W podanym przykładzie Azure Cognitive Services rozpoznaje język i bada sentymenty tekstu. Ostatnim krokiem jest autorskie rozwiązanie Morpheus, które znacznie skraca procesy realizacji zadań dzięki sprawnym wyszukiwaniem kluczowych słów, trafnie przypisuje relacje kontrahent – klient, a także automatyzuje reakcje.

morpheus

morpheus2

Leave a Reply