Pan Karol i jego pierwszy miesiąc w pracy

Pan Karol, po latach pracy w dziale R&D popularnego producenta elektroniki, postanowił się przebranżowić i zostać sprzedawcą. Nie ma doświadczenia w sprzedaży, ale doskonale rozumie produkty i zna ich możliwości. Ma potencjalnego klienta – firmę Fontanna S.A., ale nie ma pewności, że decydent będzie skłonny do złożenia zamówienia. Potrzebuje pomocy pani Darii.
Kiedy pani Daria dociera przygotowana do pracy, siadają razem i logują się do systemu. Na pulpicie sprzedawcy pana Karola widzą, że zbliża się data zamknięcia szansy sprzedaży dla Fontanna S.A. Niestety, negocjacje pana Karola są na wstępnym etapie. Z poziomu rekordu w systemie, pani Daria analizuje co zostało zrobione: na business process flow widzi, że pan Karol nie zorganizował spotkania i nie przedstawił oferty. Wspólnie dzwonią do klienta i proponują spotkanie na następny dzień – pan Karol będzie musiał się sam do niego przygotować, ale w każdej chwili będzie mógł poprosić panią Darię o pomoc.
Pan Karol zapisuje spotkanie w systemie Dynamics 365, a dzięki integracji z Outlookiem widzi je również na telefonie i w lokalnej skrzynce mailowej. Po przerwie na kawę wraca do stanowiska i, za radą pani Darii, analizuje potrzeby Fontanna S.A. i konkurentów, aby móc zmaksymalizować swoje szanse na wygranie klienta. Pan Karol nie zna jeszcze w pełni otoczenia zewnętrznego firmy – nie zna wszystkich konkurentów i ich mocnych, i słabych stron, ale może te informacje znaleźć w systemie – inni pracownicy już je uzupełnili. Okazuje się, że większość konkurentów to niewielkie i młode firmy. Największe zagrożenie stanowi lider na rynku, któremu firma pana Karola depcze po piętach w rankingach. Jeśli uda mu się przekonać klienta do swojej oferty, przychód z wygranej szansy sprzedaży pozwoli prześcignąć konkurenta i zdobyć pierwsze miejsce w rankingu. Dlatego tak ważne jest szybkie zorganizowanie spotkania i zainteresowanie klienta. Pan Karol, stawiający pierwsze kroki w roli handlowca, nie znałby tych wszystkich niuansów, gdyby nie pełne dane zgromadzone w systemie Microsoft Dynamics 365.

Pani Daria – spotkanie o 13:00 z zespołem menadżerów

Spotkania z menadżerami są dla pani Darii chlebem powszednim. Raz na dwa tygodnie musi zdać raport z pracy swojego zespołu i KPI, które udało się osiągnąć. Dwugodzinne spotkanie to czas, w którym menedżerowie analizują, co można poprawić i którzy pracownicy są mniej wydajni od innych. Pierwsza połowa spotkania to analiza, do której pani Daria musi się dobrze przygotować. W zapisanym szablonie raportów Power BI ma opracowane wykresy i tabele, które pozwolą jej najlepiej przedstawić osiągnięcia swoich podwładnych. Za pomocą kilku kliknięć myszką, z raportu w Power BI przygotowuje prezentację multimedialną, która przedstawi o 13:00. Menedżerowie ocenią, czy sprzedaż osiągnęła oczekiwane rezultaty i zdiagnozują problemy, jakie mogą pojawić się w nadchodzących tygodniach.
Aby dobrze przygotować się do spotkania, pani Daria postanawia przejść do jednego z pokoi konferencyjnych, w którym nikt nie będzie jej przeszkadzał. Pan Karol, jednakże, wciąż potrzebuje jej pomocy. Pisze do niej na Skype for Business i zadaje pytania, na które pani Daria, z pomocą danych z systemu Dynamics 365, szybko odpowiada. Miała już kiedyś klienta z tej samej branży co Fontanna S.A. i postanawia udostępnić szanse sprzedaży swojego klienta panu Karolowi. Dzięki temu będzie mógł lepiej przygotować się do swojego spotkania i zaprezentować doświadczenie firmy w branży, w czasie, kiedy pani Daria będzie omawiać możliwości maksymalizacji sprzedaży na spotkaniu.
Pan Remigiusz – sprzedawca z wieloletnim doświadczeniem

W czasie, gdy pani Daria relacjonuje minione dwa tygodnie, pan Remigiusz odbiera telefony od swoich wieloletnich klientów. Nie byłby w stanie zapamiętać, który klient zamówił który model komputerów. Nie musi też tego robić – system gromadzi dane o zrealizowanych zamówieniach, więc kiedy pan Remigiusz odbiera telefon od pani Barbary z firmy Wilczomlecz Sp. z.o.o., szybko odnajduje wszystkie potrzebne informacje. Wyjątkowo, pani Barbara nie chce złożyć kolejnego zamówienia – interesują ja parametry zakupionych komputerów. Chce wiedzieć, jak może poprawić ich wydajność – czy dział IT z jej firmy może do wszystkich posiadanych maszyn dołożyć dyski SSD i jakie modele będą odpowiednie.

Mimo wieloletniego doświadczenia w branży, pan Remigiusz nie jest w stanie udzielić jej tej informacji. Grzecznie przeprasza ją i zakłada sprawę w systemie. Z panią Barbarą skontaktuje się pracownik DOK, który udzieli jej wszystkich informacji. Pracownik DOK nie musi pamiętać, jaki model pamięci RAM pasuje do poszczególnych komputerów. Te informacje znajdują się w bazie wiedzy – jedyne, co musi zrobić pracownik DOK, to wybrać odpowiednie artykuły z bazy wiedzy i wysłać je mailem do pani Barbary. Dzięki temu, uda mu się obsłużyć klienta w najkrótszym możliwym czasie. Takie zgłoszenie to też możliwość utworzenia nowej szansy sprzedaży – pani Barbara będzie zainteresowana zakupem dodatkowego RAMu. Pracownik DOK wraz z panem Remigiuszem mogą przygotować odpowiedź i ofertę, które wyślą w jednym mailu do pani Barbary. W efekcie, lejek sprzedażowy pana Remigiusza rozwinie się w szansę sprzedaży z dużym prawdopodobieństwem wygranej.

Pan Karol – przygotowanie dokumentu z ofertą

Po kilku godzinach żmudnej pracy, pan Karol kończy przygotowanie oferty. Dokument ma ponad 50 stron i zawiera wiele załączników. Pan Karol zapisuje wszystkie pliki w SharePoint w folderze Fontanna S.A. Dzięki integracji z Dynamics 365 będzie mógł podejrzeć pliki bezpośrednio z kartoteki klienta w CRM. Wykorzystując informacje zgromadzone w CRM pan Karol przygotował ofertę dużo szybciej i przygotował się do spotkania z klientem w krótszym czasie niż gdyby miał to robić poza systemem. Zaoszczędzony czas mógł przeznaczyć na analizowanie kolejnych szans sprzedaży lub przygotowanie ofert dla klientów.

Pani Daria – zakończenie spotkania

Po przeciągającym się spotkaniu z zespołem menedżerów, pani Daria sprowadza ofertę przygotowana przez pana Karola. W jej opinii, wszystko jest gotowe do prezentacji przed klientem. Jest zadowolona, bo pan Karol coraz lepiej sobie radzi – chwali go i idzie na lunch. Wraca po przerwie obiadowej, siada przed komputerem i sprawdza maile, które przyszły w trakcie spotkania i przerwy – dział marketingu utworzył w systemie klika nowych leadów – potencjalnych klientów, którzy zareagowali na kampanię marketingową. Pani Daria musi przydzielić swoich pracowników do leadów i zlecić im zadania. Postanawia przydzielić panu Karolowi nowego klienta – jeśli rozmowa z Fontanna S.A. się nie powiedzie, będzie miał szanse wykazać się przy innej szansie sprzedaży. Korzystając z Dynamics 365 przetwarza informacje o leadach i kontaktuje się z potencjalnymi klientami błyskawicznie, maksymalizując szanse na udaną transakcję. Po raz kolejny oszczędza czas, który przeznaczy na dalszą optymalizację pracy swojej i Pana Karola, któremu pomaga wdrożyć się w rolę handlowca, oraz na budowanie głębszych i trwalszych relacji ze swoimi klientami.

Zakończenie dnia pracy

Dynamics 365 wspiera pracę wszystkich – pani Darii, pana Karola, pana Remigiusza i pracownika DOK. Pani Daria ma wgląd w dane dotyczące swoich klientów i klientów swoich podwładnych. Panowie Karol i Remigiusz mogą przeglądać kartoteki swoich klientów oraz te, które zostały im udostępnione. Maja do nich dostęp z każdego miejsca na świecie i mogą szybko reagować na ich potrzeby. Pracownik DOK zajmuje się obsługa zgłoszeń klientów – sprawnie rozwiązuje ich sprawy i pozytywnie wpływa na wizerunek firmy. Wszyscy na co dzień korzystają z poczty w Outlooku, która jest zintegrowana z CRM oraz z Sharepoint, gdzie przechowywane są wszystkie dokumenty. Dzięki temu pracownicy mogą szybko wymieniać się informacjami skracając czas realizacji poszczególnych kroków w procesie biznesowym. Gdyby nie system Dynamics 365, nie mogliby pracować równie wydajnie, zyskując wiele czasu na optymalizację, strategiczne planowanie i budowanie relacji.